Murcia. 8:30 de la mañana

Hoy Joaquín tiene que preparar y enviar un presupuesto a su cliente. Una tarea habitual en su día a día.

En su anterior empresa este simple proceso se hacía bastante tedioso. Además, le llevaba demasiado tiempo y no podía dedicarse a lo más importante, vender.

El proceso que seguía antes era el siguiente. Tenía que: preparar el presupuesto; hablar con el director financiero para que le aprobara las operación que excedían del riesgo o el descuento a aplicar; descargar el presupuesto; ir a Outlook a enviarlo desde allí; además, planificar la llamada de seguimiento en su aplicación de tareas y, si el cliente firmaba el presupuesto, enviar un correo a su director comercial para informarle.

Por suerte, todo eso había cambiado. En su nueva empresa disponían de un ERP capaz de centralizar todas esas tareas en una única aplicación.

Tras el primer café, prepara la propuesta en solo dos minutos.

Es hora de pedir a Juan (el director financiero) que le autorice la operación, ya que este cliente ha excedido el riesgo. Lo hace desde la misma propuesta.

A Juan, que estaba revisando las facturas de ventas, le llega el aviso de Joaquín.

Al hacer click sobre el aviso, este le lleva directamente a la conversación para que pueda contestar. Tras estudiar la operación, contesta a Joaquín.

La conversación queda grabada en el muro del presupuesto, con la información añadida de cuando se produjo. Así queda constancia de todo, y siempre se podrá revisar.

Ahora ya puede enviar la propuesta por email al cliente y lo hace desde la misma aplicación. No pierde tiempo adicional en abrir otras aplicaciones.

El envío del correo también queda reflejado en el muro junto con el presupuesto en pdf.

La siguiente tarea, planificar una llamada de seguimiento para el día siguiente. Lo hace también desde el mismo presupuesto.

Con ZennERP, Joaquín cuenta con una actividad planificada para mañana.

El día siguiente el ERP le avisa de la llamada que tiene planificada para ese mismo día. Tras esta llamada de seguimiento de Joaquín, el cliente envía la propuesta firmada y Joaquín, solo tiene que adjuntarla a la propuesta. De esta manera esta información podrá ser consultada por cualquiera de los otros usuarios del equipo de ventas.

Tras confirmar el pedido, Irene, su directora comercial, recibe una notificación automática informando al respecto.

Ahora sí que lo tenía todo controlado.

Al final todo este proceso está automatizado y centralizado en el presupuesto. Es un procedimiento claro y ordenado que permite, mediante las herramientas colaborativas de Zenn ERP, que en cualquier momento se tenga acceso a la información de cada venta.

Joaquín está impaciente. La próxima semana se van a implantar las últimas personalizaciones de ZENN ERP en la empresa.

• La aplicación no dejará confirmar presupuestos que superen un descuento máximo o que estén por debajo de un margen mínimo.

• Los pedidos se van a poder enviar al móvil del cliente para que los pueda firmar en cualquier momento con una doble validación, firma y código sms. Esto agilizará mucho el proceso de venta.

Y es que en su empresa apuestan por la mejora continua, saben que ese es el camino a seguir. Y Aserti es su aliado en este trayecto.