Cómo la digitalización de tu empresa te dará el control
Si el crecimiento de tu empresa ha supuesto un problema, aquí tienes la clave para solucionarlo
Cuando la transformación digital no va contigo
Nunca olvidaré la frase que me dijo un cliente la primera vez que lo visitamos: “Cada vez que vendemos es un calvario”. El cliente estaba sufriendo las consecuencias de lo que suponía no transformar digitalmente su empresa.
Hasta hacía poco tiempo el cliente había estado convencido de que si seguía haciendo las cosas como siempre, el resultado sería el de siempre. Pero estaba muy equivocado. Las cosas habían empezado a cambiar y había perdido su buena posición en el mercado en muy poco tiempo. La competencia le estaba superando y no entendía por qué.
El cliente siempre pensó que acometer un proceso de transformación digital era caro e innecesario, pero descubrió que lo que le salía caro era no hacer nada.
¿Por qué estoy teniendo problemas si sigo haciendo lo mismo?
José Tetuán, había oído hablar de la transformación digital, pero pensaba que eso no iba con ellos, ya que Conservas Tetuán había sido capaz de aumentar sus ventas estos últimos años por la calidad de sus productos y su buen hacer comercial. La facturación anual habitual de 2 millones de euros se había disparado hasta los 14 millones el último año.
Pero estos últimos meses, las ventas no solo no estaban creciendo al ritmo que ellos esperaban, sino que habían empezado a bajar. El crecimiento, paradójicamente, empezaba a ser un problema para ellos.
¿Por qué? Se preguntaba José. Si ellos seguían haciendo las cosas como siempre. “Además, he contratado a buenos comerciales y el personal de la fábrica estaba más formado que nunca”, pensaba. No entendía cuál era el problema.
No tardó mucho en saber qué estaba ocurriendo en su empresa.
En el departamento de ventas cada comercial gestionaba sus ventas como si se trataran de empresas independientes, cada comercial trabajaba con su Excel. Además, el equipo de ventas no tenía acceso al stock disponible. Así, cada venta se convertía en un calvario debido a que los incumplimientos y retrasos eran demasiado frecuentes. Tenían muchas quejas y estaban perdiendo clientes.
La falta de control de stock fue el siguiente problema que descubrió. En fabricación le informaron de las continuas rupturas de stock que interrumpían constantemente la producción. Se quedaban sin materias primas ni auxiliares para poder terminar las producciones y cumplir con los plazos de entrega acordados con los clientes.
En expediciones Le contaron que tenían muchos problemas para poder preparar los pedidos, ya que las instrucciones llegaban algunas veces en papel, otras por email y la mayoría de los casos desde una llamada del comercial. No sabían en ningún momento que envíos eran los más prioritarios y muchas veces no contaban con la información de en qué fecha se tenían que servir. Además, como los albaranes los hacían a mano, muchas veces se perdían y tenían que llamar al cliente para que les enviara una copia.
Como colofón final, la total dependencia de Luis, que llevaba toda la vida en la empresa y que se encargaba de la gestión del almacén. Lo tenía todo en la cabeza: las ubicaciones, cada lote, cuantos palets quedaban, etc., pero Luis decidió cambiar de aires, y con él toda esa información. Ahora se perdía mucho tiempo buscando los productos en el almacén y esto también estaba ocasionando muchos retrasos, tanto en producción como en expediciones.
Toda esta ineficiencia estaba provocando continuos retrasos en los envíos a los clientes y ello había acarreado un descenso importante de las ventas y poner en juego el futuro de la empresa. José estaba devastado, y a la vez sorprendido: Como no lo había percibido antes.
Afortunadamente, José se acordó de su amigo Miguel, que tenía una empresa similar a la suya. Miguel hablaba siempre con orgullo de lo bien organizada que estaba su empresa gracias al ERP que había implantado hacía un par de años. Tenía que hablar con él. Tras una llamada telefónica, quedaron en verse al día siguiente en la fábrica de Miguel.
Transformación digital
Miguel le contó a José que hubo un tiempo en que su situación era similar a la de Conservas Tetuán, pero por suerte dio con Aserti y con su solución ZENN ERP. Le explicó el gran cambio que había supuesto la digitalización en su negocio.
Ahora sus comerciales estaban trabajando desde casa, ya que al ser una aplicación web, no necesitaban estar en la oficina. Incluso uno de ellos se había mudado a Canarias y seguía trabajando para la empresa desde allí.
Además, tenían acceso en todo momento a la información de stock disponible y también a las previsiones de producción, para poder ajustar fechas de entrega. Ya no fallaban a sus clientes, y estos confiaban plenamente en ellos. El grado de fidelización ahora era muy alto.
En fábrica, le contó que tenían un sistema de planificación llamado MRP que tenía en cuenta las ventas en firme y las previsiones para generar pedidos de compra y órdenes de producción con suficiente antelación. Así podían abastecer la demanda de todos sus clientes y servir los pedidos en la fecha prevista.
Una vez en expediciones a José le extrañó no ver papeles por ningún lado. El personal de almacén trabajaba con PDA, tanto las expediciones como los inventarios, los consumos en la producción o el control de stock por ubicaciones. Todo lo gestionaban desde las PDA, lo que había agilizado de una manera excepcional la gestión del almacén, que era donde más ineficiencia tenían.
Miguel le confesó que, cuando decidió que tenía que implantar un ERP, pronto descubrió que con la sola presencia del ERP no era suficiente. Tenían que cambiar y mejorar sus procesos actuales y ese había sido el principal motivo por el que se había decantado por ASERTI, por su conocimiento y experiencia acumulada en el sector y por todo el valor que le podían aportar.
José estaba fascinado. Entendió que, al contrario de lo que pensaba en un principio, tenía que cambiar muchas cosas en su empresa. Comprendió que tan importante, o más que elegir un buen ERP, era elegir a la empresa consultora que le ayudara a mejorar todos sus procesos.
Tras haber visto como Aserti había ayudado a incrementar las ventas y a mejorar los procesos en la empresa de su amigo, José no tuvo ninguna duda. Para solucionar sus problemas y seguir creciendo era fundamental contactar con ellos e implantar ZENN ERP.
José está más que satisfecho de su decisión de haber invertido en tecnología, pese al esfuerzo que suponen siempre los cambios. Las ventas han vuelto a aumentar, la experiencia con sus clientes es excelente y, además, tiene la seguridad de que puede afrontar el futuro con la mayor tranquilidad.
* Conservas Tetuán es una empresa ficticia, pero la situación descrita es 100% real.
