Muchas empresas de distribución del canal horeca, tienen un importante problema con la morosidad, sobre todo en clientes con forma de pago reposición. Este método de pago consiste en entregar mercancía al cliente y cobrar la factura de la entrega anterior.

¿Qué ocurre si el cliente no paga la factura anterior? En este caso la decisión de dejar las mercancías, queda en manos del repartidor, que se le exige forzar el cobro pero al mismo tiempo evitar el deterioro de la relación con el cliente, un cliente que para no pagar suele recurrir al factor humano para debilitar la voluntad de cobro del repartidor, así varias veces al día, lo que suponía una tasa de cobro muy baja sobretodo al final de la jornada donde el repartidor emocionalmente ya le ha superado esta responsabilidad.

La Dirección comercial de la empresa nos transmitió su preocupación al respecto, confiando en que Aserti fuera capaz de darle una solución, como lo había hecho anteriormente en otras áreas del negocio. Además, el sistema tenía que ser rápido, ya que los repartidores van siempre con el tiempo justo.

Creamos un sistema de gestión y control de autorizaciones, implementado tanto a nivel de ERP como a nivel de PDA del repartidor, mediante el cual un pedido nuevo de entrega en la PDA se puede registrar pero queda bloqueado hasta que el repartidor introduzca en el importe de la factura anterior, si no lo hace porque el cliente indica que no puede pagar, el repartidor tiene que pedir autorización al responsable cobros, que es ahora el encargado de autorizar o no la entrega del pedido sin cobro, pero ahora sí con criterios objetivos de negocio (riesgo, importe y antigüedad de la deuda, volumen de negocio del cliente, etc) . 

EL responsable de cobros recibe una alerta en su pantalla y autoriza (o no) el pedido de entrega con una clave, se trata de un método muy similar al que utiliza la banca para autorizar una transferencia, si el repartidor realiza cualquier cambio en el pedido de entrega el sistema bloqueado nuevo el pedido. Paralelamente se registran en el sistema ERP todas las autorizaciones concedidas por el responsable de cobros, de forma que también puedan ser auditadas por un superior o director financiero. 

El sistema a supuesto un éxito extraordinario, así es cómo conseguimos reducir la morosidad en un 80% en 6 meses y  aumentar el cash flow de la empresa en un 20%.