Está demostrado científicamente que cualquier información es asimilada y recordada mejor cuando la contamos en forma de historia. Por eso hoy queremos contarte la historia de Gabriel, director del departamento de mantenimiento de una compañía cuyo nombre no desvelaremos, pero que actualmente es cliente de Aserti.
Pero antes vamos a desvelarte lo que significan esas siglas con un poder increíble. GMAO significa “Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador”. En inglés se usan las siglas CMMS, “Computerized Maintenance Management System/Software”. Esta historia resume lo que podría ser la experiencia de cualquier persona que lidere un departamento dentro de una empresa. La hemos titulado: “Gabriel y la automatización”.
El cambio que habían experimentado durante el último año había sido brutal. Habían pasado de los partes manuales y los Excel, a tenerlo todo controlado en tiempo real. Habían aumentado la productividad del departamento, algo impensable apenas un año antes, pero ¿Qué pasó justo hace un año?
En la reunión de diciembre del año pasado con la gerencia, Gabriel tuvo que aguantar un año más aquello de que "el departamento de mantenimiento solo genera pérdidas" o "tardáis una eternidad en actualizar la información de las intervenciones".
Gabriel se prometió a sí mismo que era la última vez que salía de esa reunión avergonzado. Tenía que hacer algo diferente, porque si seguía haciendo lo mismo, los resultados seguirían siendo los mismos.
Tras darle muchas vueltas, Gabriel se decidió a implantar una aplicación GMAO para automatizar los procesos, sin embargo, pronto le asaltaron las dudas y los miedos. Si mi departamento no es rentable, ¿qué pasará si además incremento los costes con una herramienta de este tipo y después no funciona?
Preguntó a su buen amigo Sebas, que también era responsable de mantenimiento en otra compañía, y este le dijo que ellos estaban muy satisfechos con su partner Aserti. No solamente contaban con una herramienta de GMAO de muy alto nivel, sino que les habían acompañado durante todo el proceso del cambio y contaban con un servicio de soporte tras la puesta en marcha. Gabriel no lo dudó. Para él era tan importante el programa como el partner, y este debía contar con experiencia y con buenas referencias.
La implantación fue muy rápida, en menos de un mes ya estaban trabajando con la aplicación. Las intervenciones recurrentes se generaban automáticamente, los técnicos registraban su actividad en su dispositivo móvil, y además empezaba a tener la información en tiempo real.
Gabriel estaba muy satisfecho con el cambio, pero faltaba algo. Es cierto que ya estaba todo automatizado y digitalizado, ya no utilizaban papeles, pero la comunicación entre los operarios y el departamento podía mejorarse. Hasta ahora lo estaban haciendo mediante WhatsApp, pero no quedaba registrado en ningún sitio y se perdía mucha información relevante.
Tras reunirse con su consultor de Aserti, decidieron dotar a ZENN GMAO de un sistema de comunicación mucho más potente.
Ahora los responsables de cada línea crean directamente las intervenciones desde un dispositivo móvil. Pueden comunicarse con el responsable de mantenimiento por el chat para añadir más información a la solicitud o añadir fotografías.
Esto permite que el responsable de mantenimiento tenga mucha más información a la hora de asignar la tarea a un técnico, o de prever cuántos recursos va a necesitar. También pueden comunicarse con los usuarios en tiempo real, para darles información sobre el estado de la incidencia y que están más tranquilos.
Ahora todo está controlado, automatizado y además ha mejorado la comunicación. El departamento es mucho más eficiente.
Este año la cosa ha cambiado en la reunión de diciembre. Gabriel ha salido de la reunión orgulloso de su departamento y de su decisión. El CEO ha reconocido públicamente las mejoras que ha supuesto el cambio para la empresa y le ha dado todo el mérito por haber abanderado el proyecto.
Recuerda, se tarda mucho en aprender a pilotar un avión, pero cuando lo consigues eres capaz de llegar más lejos y más rápido que nadie. Y en el mundo de los negocios eso marca la diferencia.
